“小白，今天我们讲讲收集来的资料如何归类与管理”“老周，资料收集上来，直接存在电脑里就行了，还用得着归类和管理吗?” “那我问你，如果你带着女孩去旅行，要带的物品是直接堆在箱子里呢，还是要分门别类的收纳好?” “那肯定是收纳好啊。你还别说，我约女孩出去旅游很有心得，比如第一次约着去旅行，如何突破。。。。”“打住，今天只说资料的归类与管理的话题。知道你是老司机，你的经验留着给其他人说吧”
一、资料的归类
对于收集的资料，最好是分类、分级存放。最好做到如下几点：
1.建立一个总文件夹，比如可以叫“小白的资料”，所有的资料都放到这个文件夹中。需要特别注意的是：这个总文件夹不要放在C盘，放在越靠后的盘符越好，当然前提是这个盘的空间要够用。
2.在总文件夹下，按类别建立第二层和第三层文件夹。类别可分为：文件类（国家级文件、上级下文、本级办文、下级呈文）、会议类（每个会议的资料放在一个子文件夹中）、讲话类（中央领导、上级领导、本级领导、部门领导）、计划总结类（五年规划、年度计划、年度总结、半年总结、述职述廉）、外部资料类等等。
3.在第二层和第三层文件夹下面，再按照年份建立第四级文件夹。
按照这样的分类、分级存放自己收集的资料，不仅有条理，而且极易查找。
二、资料的查询
资料越来越多，需要方便的工具进行查找。我给你推荐一个软件：everything。这是国外的一个免费软件，体积很小。安装之后，会对你硬盘上的文件建立索引。例如要查找文件名带有“讲话”的文件，只需在搜索框中输入“讲话”两个字，就可以把你硬盘里所有含“讲话”的文件名找出来，非常神速。
三、资料的备份
资料是写公文的人最宝贵的财富，给钱都不一定换的来，因此一定要做好备份。你最好去买一个大容量的移动硬盘，或是SD卡，每周与你的总文件夹做一次同步。如果电脑上的文件丢失了，可以在在移动硬盘或SD卡中找回来。我还给你推荐一个软件FreeFileSync，用来做文件夹的同步，非常方便，而且免费。
如果你能做到细心收集资料，用心管理资料，那写好公文就有了充足的弹药库。
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